Ventanas horarias: ¿Cómo impactan en la eficiencia de las operaciones logísticas?

En base a nuestra experiencia, hemos visto que en ocasiones anteriores, existen variables que juegan un rol importante en la reducción de costos de las operaciones de última milla, ya sea limitando el tiempo de ciclo a través de una mayor precisión en la estimación de los tiempos de parada, o -como se cree más importante- disminuyendo las distancias de rutas recorridas. 

Sin embargo, eso no es todo lo que los servicios de despacho tienen al alcance para hacer una planificación de rutas más eficiente. Existe un tipo de restricción que habitualmente debe ser considerada para concretar las entregas de manera exitosa: nos referimos a las ventanas horarias.

En esta nota te explicaremos qué son las ventanas horarias, de qué forma afectan en la eficiencia de las entregas y cómo gestionarlas para obtener una planificación de rutas que mejore el nivel de servicio y la experiencia de los clientes.

¿En qué consisten las ventanas horarias?

Las ventanas horarias corresponden a una restricción de bloques horarios de tiempo limitado en que los clientes puedan recepcionar sus pedidos. Por ejemplo un restaurante probablemente solo pueda recibir pedidos de sus proveedores durante la mañana, antes que lleguen los clientes para no afectar la atención de estos últimos, o un almacén pequeño quizás está cerrado durante la hora de almuerzo, por lo que no podría recibir mercadería durante ese lapso de tiempo. Otro ejemplo común ocurre cuando una persona hace una compra en un E-Commerce y elige un bloque horario para recibir sus productos (i.e. mañana entre 09:00 AM y 11:00 AM). 

En todos estos casos, el cliente elige rangos horarios específicos y más acotados que “algún momento del día”, lo que sin duda le entrega mayor comodidad y flexibilidad para recibir el pedido. 

Sin embargo, estas mismas ventanas horarias, presentan un desafío operacional, tanto en el uso eficiente de los recursos como en el cumplimiento de los horarios prometidos.

¿Cómo impactan las ventanas horarias en la última milla y en el nivel de servicio?

La principal dificultad de la planificación con ventanas horarias en contraste a una sin, se da cuando hay dos o más clientes muy cercanos geográficamente, pero que presentan ventanas de atención lejanas en el día. En estos casos, ambos clientes no podrían ser atendidos consecutivamente a pesar de estar muy cerca en términos de distancia, lo que genera una operación menos eficiente.

Ahora bien, quedémonos con el ejemplo de la persona que compra en un E-Commerce, y agenda el despacho de sus productos para mañana entre las 09.00 y las 11.00. Puede ser interesante contrastar esta situación con el caso en que no hay ventana horaria. Claramente, será mucho más fácil y eficiente el despacho de la entrega (especialmente en una operación de última milla que tenga varios puntos de entrega por ruta). El problema es que la persona habría tenido que estar disponible para la recepción del pedido durante todo el día, por lo que claramente habría habido una merma significativa en el nivel de servicio. 

Entonces, ¿cuál puede ser un punto medio entre ambas situaciones? Se le podría ofrecer al cliente un rango de dos horas para la entrega, con la diferencia de que en este caso la ventana será elegida por la empresa que entrega el producto. Para esto, la empresa puede esperar a tener todos los pedidos que deberá entregar mañana y una vez generada la planificación (por ejemplo la noche anterior), informar a cada cliente su horario de despacho respectivo. Puede que coincidentemente el pedido del ejemplo también quede entre las 09.00 AM y las 11.00 AM, pero también podría quedar en cualquier otro bloque de dos horas a lo largo del día. Incluso se podrían ofrecer ventanas de atención más acotadas.

¿Qué beneficios puede traer esto desde el punto de vista operacional?

Pensemos en un pequeño experimento para tratar de responder esta pregunta. Consideremos 12 entregas que deben entregarse entre las 09:00 AM y las 18.00 PM en una zona urbana. 

Al generar una planificación de rutas con el motor optimizador de Routing sin restricción de ventanas horarias (Escenario A) se obtiene el siguiente resultado:

Un único vehículo es capaz de entregar todos los pedidos durante el día, y si separamos el día en tres bloques horarios de 3 horas, en cada bloque se atienden 4 clientes. A cada cliente se le podría informar oportunamente su bloque horario de atención.

Pensemos ahora el caso opuesto, en que el cliente elige el bloque horario que prefiere al momento de realizar la compra (Escenario B), con la salvedad de que ningún bloque puede tener más de cuatro clientes, para evitar una sobrecarga de clientes en algún bloque particular. 

Realizando 50 simulaciones de asignaciones aleatorias de clientes a bloques horarios (respetando siempre el máximo de 4 clientes por bloque), se obtiene que en promedio el número de rutas y la distancia recorrida se duplican por la presencia de ventanas horarias elegidas por el cliente.

En los resultados en tabla queda en evidencia que realizar entregas con ventanas horarias controladas desde la planificación es lo ideal desde el punto de vista de eficiencia logística ya que el impacto de dejarlo totalmente en manos del cliente del despacho puede llegar a ser muy costoso de operar. 

Esto ocurre principalmente debido a que los clientes al seleccionar o definir sus ventanas de atención no tienen (ni deberían tener) visibilidad del resto de las entregas a realizar, lo que se traducen en pérdidas de oportunidades de servir a clientes cercanos en caso de que sus ventanas de atención sean lejanas. Ahora bien, se debe tener en cuenta que en este experimento los clientes tenían grandes distancias este si, por lo que probablemente en áreas de influencia más acotadas, el efecto puede ser menor. 

También es interesante ver a nivel espacial como se comportan algunos casos particulares de las 50 simulaciones realizadas. Incluso a simple vista, se observa que el escenario B es mucho más ineficiente, con tal de cumplir con el bloque horario solicitado por el cliente. 

Ventanas actualizadas: elemento fundamental en la eficiencia operacional

Entonces, tomando en consideración que las ventanas horarias pueden tener un costo significativo en la operación. ¿Qué puedo hacer para mantener un excelente nivel de servicio, y al mismo tiempo bajar los costos de última milla?

Es clave verificar que las ventanas horarias de los clientes se mantengan actualizadas en el tiempo y que a la vez sean una restricción efectiva y no tan solo, como suele pasar, una condición de cierre comercial. Tener un mayor control de este aspecto de la operación permite distinguir las ventanas que efectivamente son reales de las que en la práctica no se ven como activas en la operación. Además, al tener actualizada esta información, los pedidos se entregan en un horario fijo y conocido por el cliente, evitando así un esfuerzo posterior y evitable de entregas fallidas y devoluciones que destinan recursos de tiempo y flota en repetir los despachos.

Queremos ayudarte

En Routing contamos con herramientas de paneles que reúnen datos de los horarios reales de los despachos sobre las entregas de nuestros clientes, gestionando y revisando el cumplimiento de las ventanas horarias con el fin de realizar un proceso de mejora continua en la optimización de las rutas permitiendo además realizar la gestión para corregirlas a tiempo.

Si piensas que es momento de añadir a tus operaciones un servicio de apoyo en el manejo de gestión y control de ventanas horarias con tus clientes, te invitamos a conversar con nosotros. 

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